Har din bedrift utstrakt bruk av hjemmekontor?
I UT Prosjektet erfarer vi at mange bedrifter har fått en utstrakt bruk av hjemmekontor blant sine ansatte.
Vi spurte derfor Senioradvokat Mariann Næss i UT Partner Simonsen Vogt Wiig Trondheim, om hun kunne si noe om de viktigste elementene i regelverket for hjemmekontor?
“Økt bruk av hjemmekontor har vedvart for mange bedrifter, selv etter at restriksjoner for å hindre smittespredning av Covid 19 i stor grad er borte” - Mariann Næss
I tillegg til arbeidsmiljøloven og arbeidsavtalen, vil regelmessig og en mer fast ordning hvor den ansatte jobber fra eget hjem kunne omfattes av reglene i forskrift om arbeid som utføres i arbeidstakers hjem (FOR-2002-07-05-715). Denne forskriften trådte i kraft 5.7.2022 og erstattet tidligere forskrift om arbeid som utføres i arbeidstakers hjem (FOR-2002-07-05-715).
Arbeidsgivere som ønsker å tilby de ansatte muligheten til fortsatt å jobbe hjemmefra, bør vurdere om det er nødvendig å ha en skriftlig avtale.
Hjemmekontorforskriften § 1 bestemmer at forskriften får anvendelse for de tilfeller hvor arbeidet ene og alene utføres fra hjemmet, eller hvor det er snakk om hjemmekontor som en mer fast ordning på minimum en dag per uke. Hjemmekontorforskriften kommer ikke til anvendelse dersom det er snakk om kortvarig og sporadisk arbeid. I tillegg til hjemmekontorforskriften vil andre forskrifter også gjelde, som for eksempel internkontrollforskrift.
I de tilfeller hvor hjemmekontor omfattes av hjemmekontorforskriften, følger det av forskriftens § 2 at det i tillegg til den ordinære arbeidsavtalen, skal inngås en skriftlig avtale om hjemmekontorordning. Avtalen vil som minimum måtte omfatte:
Omfanget av hjemmekontorarbeid
Arbeidstid for hjemmearbeid
Eventuelle bestemmelser om når arbeidstaker skal være tilgjengelig for sin arbeidsgiver
Om avtalen gjøres midlertidig, skal den ha bestemmelser om forventet varighet
Eventuelle bestemmelser om retten til lå endre eller si opp avtale om hjemmekontorarbeid, frister for slik oppsigelse mv
Eventuelle bestemmelser om prøvetid for hjemmekontorløsningen
Eiendomsrett, drift og vedlikehold av utstyr
Eventuelle bestemmelser om saksbehandling, taushetsplikt og oppbevaring av dokumenter
Eventuelle endringer i hjemmearbeidsforholdet skal gjenspeiles i avtalen.
Der hjemmearbeid skyldes pålegg eler anbefalinger fra myndighetene, kan det i stedet for en skriftlig avtale gis skriftlig informasjon til arbeidstakerne om det som følger av første ledd. Arbeidsgiver har en drøftingsplikt med de tillitsvalgte før slik informasjon sendes ut til de ansatte.
Økt bruk av hjemmekontor bringer i tillegg med seg en del rettslige problemstillinger som både arbeidsgiver og arbeidstager bør ha et bevisst forhold til. Noen av de viktigste nevnes nedenfor (ikke uttømmende):
Arbeidstidsreglene gjelder når den ansatte jobber hjemmefra på lik linje som når den ansatte jobber fra kontoret. Dette betyr at arbeidstakere på hjemmekontor nå må følge arbeidstidsreglene i arbeidsmiljøloven og at arbeidsgiver har ansvar for at arbeidstidsreglene følges. Arbeidsgiver bør ha rutiner for å følge opp ansatte på hjemmekontor for å sikre at arbeidstiden er forsvarlig og i tråd med arbeidsmiljøloven.
Arbeidsgiver vil ha en plikt til å forsikre seg (så langt det er praktisk mulig) om at arbeidstakers sikkerhet, helse og velferd ivaretas og at arbeidsforholdene er fullt forsvarlig. Arbeidsgiver har et ansvar for å sørge for at den ansattes fysiske og psykososiale arbeidsmiljø blir ivaretatt. Arbeidstaker har på sin side en medvirkningsplikt. Dette betinger at den ansatte følges opp og ivaretas, selv om vedkommende sitter på hjemmekontor.
En avtale om hjemmekontor bør i tillegg regulere hva slags utstyr arbeidstaker skal ha tilgang til på hjemmekontor og hvem som skal dekke kostnadene.
Mange lurer på om skader på hjemmekontor dekkes av yrkesskadeforsikringen. Alle arbeidsgivere skal ha en privat yrkesskadeforsikring for sine ansatte og denne gjelder som utgangspunkt ved arbeid fra hjemmekontor. Utfordringen er imidlertid at forsikringen begrenser seg til å dekke yrkesskader mens du er på arbeidsplassen din hjemme og jobber. Erstatning forutsetter at skaden må ha skjedd i arbeid, på arbeidsstedet og i arbeidstiden. Hvis uhellet skjer når den ansatte sitter på hjemmekontor vil det derfor ofte oppstå tvil om skaden har skjedd mens man faktisk er i arbeid. Som konkrete eksempler kan nevnes ulykker som skjer mens den ansatte går til postkassen i lunsjen for å hente privat post og en pakke fra arbeidsgiver. Det er ikke gitt at dette er en skade som gir yrkesskadedekning. Om den ansatte i arbeidstiden sklir på legoklosser og skader seg, vil heller ikke et slikt tilfelle være gitt at er dekningsmessig under yrkesskadeforsikringen. Hvorvidt skaden dekkes under den ordinære ulykkesforsikringen, vil bli vurdert konkret fra sak til sak. Det er en god del restriktiv praksis hos de enkelte forsikringsselskap og det vil i saker hvor skaden skjer på hjemmekontor kunne være vanskelig å forutsi resultatet. Til illustrasjon for hvor vanskelige gråsoner disse spørsmålene utgjør, kan vises til en avgjørelse fra Finansklagenemda i 2017 (sak 2017-779). I denne saken kom nemda til at skaden ikke var yrkesskade da arbeidstakeren under lunsjen på hjemmekontoret gikk ut med søppel og skled på isen. Dette til tross for at det var arbeidsdokumenter som skulle kastes. I den nevnte saken mente nemnda at det ikke forelå tilstrekkelig nærhet mellom aktiviteten og forsikredes "ordinære arbeid".
Flere forsikringsselskap har opprettet ulykkesforsikringer som er ment å dekke skader som har oppstått på hjemmekontor. If og Tryg er blant noen av selskapene som tilbyr slike "tilleggsforsikringer". Vår anbefaling vil være at arbeidsgiver tar kontakt med forsikringsselskapet for å få en nærmere klarhet i hvilke tilfeller som vil kunne være dekket, herunder innhente råd om det vil være fornuftig å tegne en tilleggsforsikring.
Ved hjemmekontorløsninger vil arbeidsgiver og arbeidstaker måtte ha systemer og rutiner som ivaretar bedriftens behov for datasikkerhet, konfidensialitet, sikker oppbevaring av utskriftsdokumenter, ivaretagelse av plikter etter personvernreglene mv.
For ansatte som på eget initiativ ønsker å jobbe utenlands vil det spesielt gjøres oppmerksom på at den ansatte som utgangspunkt mister sitt medlemskap i folketrygden fra den dagen de reiser ut av Norge. Dette uavhengig av om arbeidsgiver på forhånd har godkjent et slikt utenlandsopphold. Uten trygdemedlemskap vil arbeidstaker heller ikke ha medlemskap i det norske selskapets pensjonsordning og trolig heller ikke av selskapets norske forsikringsordninger. Utenlandsopphold reiser i tillegg flere kompliserte spørsmål relatert til skatt og avgift som jeg ikke går nærmer inn på her.