Selskapets plikt til å tilrettelegge for digital deltakelse på generalforsamling
Generalforsamling i selskaper med mange aksjonærer
av UT Partner Advokatfirma Simonsen Vogt Wiig Trondheim
UT Partner Advokatfirma Simonsen Vogt Wiig Trondheim beskriver i denne artikkelen hvordan selskaper med mange aksjonærer kan håndtere generalforsamling. Vi ser ofte at flere selskapet som har fått nye aksjonærer gjennom Folkeinvest og andre instrumenter, ender opp med et stort antall aksjonærer som det skal forholdes til. Artikkelen er skrevet av Senioradvokat Siri M. Rønning og Advokatfullmektig Eline Vinje.
Det nærmer seg 30. juni og frist for å avholde årets generalforsamling. Er ditt selskap klar for årets generalforsamling?
I juni 2021 fikk vi en lovendring som sidestiller elektronisk møte med fysisk møte, og gjennom de nye reglene har aksjonæren en rett til digital deltakelse på generalforsamling selv om generalforsamlingen skal avholdes ved fysisk møte. Det oppstilles videre krav til at selskapet skal tilrettelegge for dette. Spørsmålet blir hvilke plikter selskapene har ved årets generalforsamling.
Det nærmer seg 30. juni og frist for å avholde årets ordinære generalforsamling. Dette er en årviss hendelse, der mange selskaper kanskje finner frem dokumentene som man brukte i fjor, og bare oppdaterer årstall og beløp for års disponeringer for regnskapet. Og etter et par år med covidrettet tilrettelegging, så er det lett å tenke at vi nå skal tilbake til den gamle «normalen».
Lovgivningen oppstiller i en rekke bestemmelser krav til at generalforsamling og styrearbeid skal skje i «møter». Men i juni 2021 trådte en lovendring som sidestiller elektronisk møte med fysisk møte i kraft. Formålet med revisjonen av reglene var å gi selskapene frihet til å velge den møteformen som selskapet vurderer som mest hensiktsmessig, samt å legge til rette for bedre bruk av elektroniske hjelpemidler. Lovendringene skjedde med pandemien som bakteppe, men dette er ikke midlertidige regler. Lovendringen gjelder for hele foretakslovgivningen, men får kanskje særlig betydning for generalforsamlingen.
Spørsmålet blir hvordan du må hensynta de nye reglene ved planlegging og gjennomføring av årets generalforsamling?
Generalforsamlingen er normalt den ene gangen i året da selskapets eiere formelt samles, og vi finner regler om gjennomføring av generalforsamling i Aksjelovens kapittel 5. Generalforsamling skal holdes som «møte» etter Aksjeloven § 5-8 første ledd. Etter lovendringen fra 2021 ble møtebegrepet endret og generalforsamlingen kan holdes som fysisk eller digitalt møte, eller som en kombinasjon/hybridløsning.
Det er i utgangspunktet styret som avgjør hvordan generalforsamlingen skal avholdes. Dette gjelder med mindre vedtektene fastsetter en bestemt møteform. Men dersom generalforsamlingen avholdes fysisk, har aksjeeierne etter regelendringen likevel rett til å delta elektronisk, med mindre styret finner at det foreligger saklig grunn for å nekte, jf. § 5-8 tredje ledd bokstav b).
Styrets plikter er utdypet i forarbeidene. Utgangspunktet er at styret skal sørge for utstyr som gjør det mulig for at aksjonærene som ikke er fysisk til stede faktisk kan delta elektronisk. Dette henger sammen med at deltakelse på generalforsamling er grunnleggende for aksjonærenes mulighet til å ivareta sine aksjonærrettigheter. Det må derfor foreligge tungtveiende grunner for at selskapet ikke skal ha plikt til å legge til rette for deltakelse ved hjelp av elektroniske hjelpemidler.
I selskap med få aksjonærer, der selskapet kjenner sine aksjonærer godt, så kan digital deltakelse på generalforsamling gjennomføres på en enkel måte med bruk av Teams, Zoom eller andre systemer for ordinære videomøter. Men mange selskaper har en mer spredt eierstruktur, og det blir stadig flere av disse selskapene.
Så hva må selskapet gjøre der selskapet har så mange aksjonærer at man ikke kjenner sine aksjonærer? Og hvordan skal man håndtere stemmegivning i disse situasjonene?
Da oppstiller Aksjeloven § 5-8 (4.ledd) krav til at selskapet skal bruke et system som sikrer at lovens krav til gjennomføring av generalforsamling ivaretas. Systemene må videre sikre at både deltakelsen og stemmegivningen kan kontrolleres på en betryggende måte, og det må benyttes en betryggende metode for å autentisere den enkelte aksjonæren. Og da holder ikke deltakelse på Teams, Zoom og lignende lengre.
I forarbeidene påpekes at digital deltakelse i selskaper med mange aksjeeiere vil kunne være problematisk. Man mener likevel at det må kunne stilles krav om at selskapet i god tid før generalforsamlingen har søkt å etablere elektroniske løsninger som ivaretar aksjeeiernes mulighet til å følge opp sine aksjeeierrettigheter ved elektronisk deltakelse. Selv om tilrettelegging for slik deltakelse kan innebære kostnader for selskapet, er ikke kostnader alene tilstrekkelig til å avskjære elektronisk deltakelse. Og det er en høy terskel for å nekte deltakelse ved bruk av elektroniske hjelpemidler, også for selskaper med mange og en kanskje uoversiktlig aksjonærmasse.
Ta gjerne kontakt med Siri M. Rønning for en prat om hvordan du best mulig skal tilrettelegge for årets generalforsamling. Advokatfirma Simonsen Vogt Wiig har også relativt god oversikt over hvilke systemer som er tilgjengelige i markedet i dag og kan veilede deg dersom ditt selskap har behov for system for å tilrettelegge for årets generalforsamling.